Задачи и функции службы документационного обеспечения управления

Задачи и функции службы документационного обеспечения управления

Введение

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

До конца ХV в. государственных учреждений еще не существовало, их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без штата. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.

Однако, письменные документы, дошедшие до нашего времени, доказывают что, уже в Х в. была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945гг.

С увеличением числа создаваемых документов, накопились и традиции в сфере документирования, что привело к созданию штата профессиональных специалистов в области создания и обработки документов.

Термины и определение

Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термин «делопроизводство» возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. В настоящее время значения обоих этих терминов – «делопроизводство» и «дело» - закреплены в ГОСТе Р 51141-98.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».

Роль, значение службы ДОУ в учреждении

В пункте 5.1 пятого раздела Государственной системы документационного обеспечения управления[1], одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее положение: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».

Такое место службы ДОУ в структуре организации можно объяснить следующими причинами:

1. Представляя самостоятельное структурное подразделение и непосредственно подчиняясь руководству организации, служба ДОУ будет иметь больше компетенции. А это, в свою очередь, позволит организовать более эффективную работу с документами.

2. Специалистам и руководителю службы ДОУ приходится непосредственно работать с руководством организации: решать вопросы рассмотрения входящих документов, контролировать исполнение документов, обобщать результаты контроля исполнения документов и докладывать о них руководству организации, вести информационно-справочную работу по документам и т.д.

Говоря о службе ДОУ, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие:

-      обеспечение единого порядка документирования и работы с документами,

-      совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

·                    функции, связанные с документированием управленческой деятельности:

-        разработка бланков документов и обеспечение их изготовления,

-        обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов,

-        контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;

·                    функции, связанные с организацией работы с документами:

-        установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации),

-        обработка поступающих и отправляемых документов,

-        регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов,

-        разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам,

-        предварительное рассмотрение документов,

-        контроль за исполнением документов,

-        систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов,

-        подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива,

-        обеспечение зашиты документной информации,

-        организация работы с обращениями граждан;

·                    функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:

-        разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству,

-        проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов,

-        методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях,

-        повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами,

-        разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства.

Структура службы ДОУ в современной организации зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами.

Службу ДОУ со сложной внутренней структурой, в которую входят подчиненные ей подразделения (например, секретариат, протокольная группа, отдел совершенствования делопроизводства, приемная, архив, копировально-множительное бюро, редакционная группа и т.д.), можно назвать не управлением делами, а управлением или департаментом по работе с документами (или документацией).

В небольших организациях служба ДОУ как самостоятельное структурное подразделение может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное лицо.

Заключение

Из истории мы можем заметить, что с развитием государства развивалось и делопроизводство. На протяжении всего времени становления делопроизводства менялись требования, стандарты, штаты работников занимающихся организацией делопроизводства.

С увеличением числа создаваемых документов и внедрением информационных технологий, сложились новые требования к оформлению документов, что привело к расширению штатов в сфере делопроизводства и созданию службы ДОУ, которая организовала более эффективную работу с документами. Конечно, служба ДОУ как самостоятельное структурное подразделение существует не в каждой организации, как мы заметили, это зависит от объема документооборота в организации.

Еще раз, обращаясь к истории, я хочу заметить, что когда каждый работник, занимаясь своими должностными обязанностями приносит свой вклад в эту сферу деятельности. Так и служба ДОУ играет свою важную роль в учреждении. В крупной компании большой объем документооборота и каждый, выполняя свою работу, приносит успех свой компании.

Литература

1. Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение численности// Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006.- № 7 С. 48-51.

2. Каменева Е.М. «Делопроизводство» и «Документационное обеспечение управления»: есть ли разница значений? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. - № 9 С. 34.

3. Кудряева В.А. Организация работы с документами: учебник – М.: ИНФРА-М, 2003.- С. 3.

[1] Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) устанавлива­ет общие требования к документационному обеспечению управления. Однако этот документ в настоящее время не является нормативным, а скорее носит рекомендательный характер и в определенной части является устаревшим. Тем не менее некоторые положения, введенные ГСДОУ в 1988 г., остаются и в настоящее время актуальными. Это касается в первую очередь некоторых общих правил документирования управленческой деятельности.