|
|
 |
Курсовая: Прикладная программа Excel
Курсовая: Прикладная программа Excel
МОСКОВСКИЙ ЭКОНОМИКО-СТАТИСТИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
К У Р С О В А Я Р А Б О Т А
Н А Т Е М У:
"ПРИКЛАДНАЯ ПРОГРАММА EXCEL"
РУКОВОДИТЕЛЬ РАБОТЫ: ИСПОЛНИТЕЛИ:
Смирнов А.А.
Морозов С.В.
Минаев В.В.
Москва 1996
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1. УПРАВЛЕНИЕ ФАЙЛАМИ
1.1. Создание нового документа
1.2. Загрузка рабочего документа
1.3. Сохранение документа
1.4. Автоматическое сохранение
1.5. Создание резервных копий
1.6. Защита данных
1.7. Дополнительные сведения о файлах
2. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ
2.1. Управление рабочими листами
2.2. Добавление рабочих листов
2.3. Перемещение рабочих листов
2.4. Переименование рабочих листов
2.5. Коррекция высоты строк и ширины столбцов
3. ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ
3.1. Маркирование ячеек
3.2. Отмена операций
3.3. Копирование данных
3.4. Удаление данных
3.5. Форматирование чисел
3.6. Выравнивание данных
3.7. Установка шрифтов
4. ТАБЛИЧНЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ
4.1. Ввод формул
4.2. Сложные формулы
4.3. Редактирование формул
4.4. Информационные связи
4.5. Групповые имена
5. ПОСТРОЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ
5.1. Построение диаграмм
5.2. Типы диаграмм
5.3. Надписи на осях
5.4. Дополнительные объекты
5.5. Актуализация диаграмм
6. ФУНКЦИИ
6.1. Конструктор функций
6.2. Редактирование функций
6.3. Вычисление суммы
6.4. Вычисление среднего значения
6.5. Вычисление величины линейной амортизации
6.6. Комбинирование функций
6.7. Текстовый режим индикации формул
7. ОБМЕН ДАННЫМИ
7.1. Импортирование рисунков в Excel
7.2. Редактирование рисунков на рабочем листе
7.3. Включение таблицы в текст
8. ОБРАБОТКА СПИСКОВ
8.1. Создание списков
8.2. Ввод списка данных
8.3. Поиск элемента в списке
8.4. Редактирование списков
8.5. Автоматический фильтр
8.6. Комбинированная фильтрация
8.7. Сортировка списков
9. АНАЛИЗ ДАННЫХ
9.1. Опорные таблицы
9.2. Редактирование опорных таблиц
9.3. Нахождение значений
10. БАЗЫ ДАННЫХ
10.1. Запуск программы обработки баз данных
10.2. Оболочка программы Query
10.3. Загрузка внешнего набора данных
10.4. Критерии выбора данных
10.5. Комбинированные запросы
10.6. Обмен данными с внешней базой
11. КОНФИГУРИРОВАНИЕ ПРОГРАММЫ EXCEL
11.1. Создание пиктографического меню
11.2. Изменение вида основного окна
11.3. Изменение вида рабочего листа
11.4. Установка стандартного шрифта
11.5. Установка национальных параметров
11.6. Изменение цветов
11.7. Автоматическая загрузка документов
11.8. Шаблоны таблиц
12. VISUAL BASIC
12.1. Программирование табличных функций
12.2. Встраивание функций
12.3. Применение функций
ВВЕДЕНИЕ
Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ обработки
электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области.
Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой
фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и
удобства работы. Теперь на рынке появилась версия 5.0, которая
содержит много улучшений и приятных неожиданностей.
К значительным достижениям в новой версии программы Excel можно
отнести появление трехмерных документов (блокнотов). Установление
связей между файлами и таблицами значительно упростилось по
сравнению с прежними версиями. Контекстные меню значительно
расширены, а дополнительные программные инструменты облегчают
решение сложных прикладных задач.
Следует также упомянуть о различных помощниках (Ассистентах), которые
помогают пользователю задавать функции и выдают рекомендации,
если существует более простой метод решения текущей задачи. В
программу Excel встроена удобная подсистема помощи, которая в любой
момент готова выдать необходимую справку.
Описанные до сих пор новшества касаются в основном комфорта в
работе и быстрого освоения программы. Одним из важнейших
функциональных расширений программы, предназначенным для
профессионалов, является встроенная в Excel Среда
программирования Visual Basic (VBA) для решения прикладных задач.
Благодаря VBA фирме Microsoft удалось не только расширить
возможности языка макрокоманд Excel 4.0, но и ввести новый уровень
прикладного программирования, поскольку VBA позволяет создавать
полноценные прикладные пакеты, которые по своим функциям выходят далеко
за рамки обработки электронных таблиц. Кроме этого, следует
назвать следующие важные новшества программы Excel 5.0:
- менеджер файлов, который выдает подробную информацию о
всех файлах;
- диалоговые окна-регистры;
- отдельная пиктограмма для форматирования;
- появление механизма Drag & Plot, предназначенного для быстрой
активизации диаграмм.
1. УПРАВЛЕНИЕ ФАЙЛАМИ
Рассмотрим процедуры обращения с рабочими документами. С помощью
программы Excel можно создавать самые различные документы. Рабочие листы
(Sheets) можно использовать для составления таблиц, вычисления
статистических оценок, управления базой данных и составления
диаграмм. Для каждого из этих приложений программа Excel может создать
отдельный документ, который сохраняется на диске в виде файла.
Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов,
образующих единый трехмерный документ (блокнот, рабочую папку). С
помощью трехмерных документов пользователь получает прямой доступ
одновременно к нескольким таблицам и диаграммам что повышает
эффективность их обработки.
1.1. Создание нового документа.
Для создания нового документа из меню File нужно вызвать директиву New.
На экране появится документ с именем Book2: программа Excel
присваивает новым документам имя Book (Книга) с добавлением текущего
порядкового номера.
Новый документ можно создать также, щелкнув мышью по первой пиктограмме,
которая находится в первой (основной) пиктографической панели (первая
строка пиктографического меню).
1.2. Загрузка рабочего документа.
Чтобы загрузить с диска расположенный там файл с рабочим
документом, нужно вызвать директиву Open из меню File.
Можно также щелкнуть мышью по второй пиктограмме, которая находится
на основной панели. В любом случае откроется диалоговое окно
загрузки файла. В этом окне в поле Drives нужно указать диск, а в
поле Directories выбрать директорию, где расположен Ваш файл. Если
выбор был сделан правильно, то в левом поле появится список имен
файлов, среди которых должен находиться искомый файл. Если щелкнуть по
имени этого файла, оно появится в поле File Name. После этого
нужно закрыть диалоговое окно, щелкнув мышью по кнопке OK или дважды
щелкнув по имени искомого файла.
1.3. Сохранение документа.
При первом сохранении Вашего документа нужно вызвать из меню File
директиву Save As... После этого откроется диалоговое окно, в
котором нужно указать имя сохраняемого файла, а также диск и
директорию, в которой его надо расположить. Программа Excel
по умолчанию предлагает стандартное имя (Book[порядковый
номер]), которое пользователь может заменить любым другим. В имени
файла нежелательно использовать некоторые символы (например, $ & %
( ) -), хотя это и не запрещено. Не следует также использовать
символы кириллицы, чтобы избежать непредсказуемых реакций программы и
системы Windows. Предлагаемое по умолчанию программой Excel
расширение файла .XLS, изменять не следует. После того как
будут сделаны все установки, нужно закрыть диалоговое окно щелчком
по кнопке OK.
1.4. Автоматическое сохранение.
Вызовите директиву Add-Ins... из меню Tools, с помощью которой
вызывается встроенный Менеджер расширений. В открывшемся
диалоговом окне включите опцию AutoSave, щелкнув по ней мышью, а
затем закройте окно, щелкнув по кнопке OK.
После этого снова откройте меню Tools, в котором должна появиться
директива AutoSave... Вызовите эту директиву, тогда появится
диалоговое окно AutoSave, в котором пользователь может задать
интервал времени между моментами сохранения. Кроме того, в этом окне
можно определить, должна ли программа выдавать запрос на сохранение
и нужно ли автоматически сохранять все документы или только
активный документ.
1.5. Создание резервных копий.
Для создания резервной копии необходимо вызвать директиву Save As...
из меню File. В открывшемся диалоговом окне нужно щелкнуть по
командной кнопке Options. Появится следующее диалоговое окно,
имеющее название Save Options. В этом окне нужно включить
опциональную кнопку Always Create Backup. Теперь при
сохранении файла будет автоматически создаваться резервный файл с
тем же именем, что и основной, но с расширением .BAK.
1.6. Защита данных.
Для введения пароля необходимо вызвать директивe Save As из меню File.
В открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть по командной кнопке
Options. Появляется диалоговое окно Save Options. В поле ввода
Protection Password: этого окна можно указать свой персональный
пароль, тогда при каждом вызове этого файла программа будет
запрашивать пароль. При вводе пароля на экране вместо букв
появляются звездочки. После закрытия окна Save Options открывается окно
Confirm Password, в котором нужно подтвердить пароль. Если записать
пароль в поле ввода Write Reservation Password, то перед открытием
этого файла появится диалоговое окно, в котором можно задать
пароль или щелкнуть по кнопке Read Only. В последнем случае файл
можно просматривать, но нельзя записать его на диск под тем же именем.
1.7. Дополнительные сведения о файлах.
При первом сохранении файла директивой Save As открывается
диалоговое окно Summary Info. В этом окне пользователь может
заполнить поля ввода Title:, Subject: и Keywords:. В поле Author по
умолчанию указывается информация, полученная программой при
инсталляции, но пользователь может записать в нем свое имя. В поле
ввода Comments можно поместить соответствующие комментарии. Если
комментарии не умещаются в отведенном поле экрана, то на правом крае
поля комментариев появляются линейки прокрутки для их просмотра.
Закрывается информационное окно щелчком по кнопке OK.
2. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ
Трехмерные документы (блокноты, папки) - одно из важнейших
новшеств программы Excel версии 5.0, позволяющее значительно
упростить и ускорить работу с таблицами и управление рабочими
листами. В новой версии рабочие документы могут содержать до 255
таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы
с ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В
каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию,
относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет
значительно повысить наглядность рабочих документов.
Это преимущество новых документов особенно проявляется при
связывании данных в таблицах. В предыдущей версии программы в
случае, если нужно было использовать результат из какой-либо ячейки
другой таблицы, приходилось открывать соответствующий файл и
считывать нужную информацию. Теперь при установлении информационных
связей между таблицами одного документа не нужно ничего
открывать, т.к. все таблицы находятся в одном файле.
Новая технология облегчает также анализ данных. Чтобы
проанализировать данные, расположенные в нескольких таблицах, в Excel
5.0 Вам нужно открыть только один файл.
2.1. Управление рабочими листами.
Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг под другом. С
помощью именного указателя (регистра имен), расположенного в
нижней части экрана, можно переходить с одного листа на другой. На
именном указателе находятся корешки рабочих листов, расположенные в
порядке возрастания номеров: Sheet1, Sheet2 и т.д.
Щелчок мышью, например, по второму корешку вызывает появление
рабочего листа Sheet2. Корешок активного рабочего листа маркируется
на именном указателе белым цветом. Сначала на указателе видны корешки
первых шести рабочих листов. Слева от именного указателя расположены
пиктограммы стрелок, с помощью которых можно изменять содержимое
указателя, чтобы получить доступ к следующим листам документа.
Щелчок по пиктограмме с правой стрелкой сдвигает на единицу
вправо диапазон (окно) видимости корешков рабочих листов. Щелчок по
пиктограмме с левой стрелкой сдвигает этот диапазон на единицу влево.
Стрелки с вертикальными штрихами позволяют перейти соответственно к
первому и к последнему листам документа.
2.2. Добавление рабочих листов.
Директивы добавления расположены в меню Insert. Пользователь
может добавить в документ элементы следующих типов:
- рабочие листы для создания таблиц;
- диаграммы (в качестве элемента таблицы или на отдельном листе);
- рабочий лист для записи макрокоманды в виде программного
модуля (на языке макрокоманды Excel 4.0 или на языке Visual Basic);
- рабочий лист для создания диалогового окна.
Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим листом. Если лист
предназначен для создания таблицы, то независимо от занимаемой
позиции он буде иметь название Sheet17 с последующим увеличением
номера при добавлении новых таблиц. Новые диаграммы, расположенные
на отдельных рабочих листах, нумеруются начиная с Chart1 и т.д.
Рабочие листы с макрокомандами (макросами Excel 4.0)
нумеруются начиная с Macro1, а с диалоговыми окнами - начиная с
Dialog1 и т.д. Рабочие листы с программными модулями написанными
на языке Visual Basic, нумеруются начиная с Module1. Пользователь может
щелкнуть по названию рабочего листа правой кнопкой мыши, после чего
откроется контекстное (зависящее от ситуации) меню, в котором
также имеется директива добавления. Если нужно удалить рабочий лист,
нужно открыть щелчком правой кнопки мыши контекстное меню и
выполнить директиву удаления.
2.3. Перемещение рабочих листов.
Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужно
переместить, и щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное
меню. С помощью директивы Move or Copy откройте диалоговое окно с тем
же названием и укажите в нем новую позицию переставляемого листа.
Закройте окно Move or Copy щелчком по кнопке OK, и рабочий
лист займет новую позицию. Если включить опциональную кнопку Create a
Copy, то данный рабочий лист останется на прежней позиции, а новую
позицию займет его копия. Название копии листа будет
образовано путем добавления порядкового номера к имени
копируемого листа, например, Sheet1(2).
Можно переставить сразу несколько листов. Для этого промаркируйте
эти листы, щелкнув по их именам в именном указателе при нажатой
клавише [Shift]. Затем выполните директиву Move or Copy,
которая в этом случае будет применяться сразу ко всем маркированным
рабочим листам.
2.4. Переименование рабочих листов.
Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужно
переименовать, и щелкните правой кнопкой мыши. Откроется контекстное
меню, в котором с помощью директивы Rename нужно открыть
диалоговое окно Rename Sheet. Это окно можно также открыть двойным
щелчком левой кнопки мыши по названию рабочего листа. В поле ввода
Name укажите новое имя листа, которое должно содержать не более 31
символа, включая пробелы. После ввода имени щелкните по кнопке OK, и на
именном указателе появится новое имя рабочего листа. При задании имен
рабочих листов не должны использоваться следующие символы: квадратные
скобки "[ ]"; двоеточие ":"; правая косая черта "/"; левая
косая черта "\".
2.5. Коррекция высоты строк и ширины столбцов.
Прежде всего корректируемая строка или столбец таблицы должны быть
промаркированы. Для этого необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по
номеру (координате) строки или столбца. В меню Format находятся подменю
Row и Column. При выборе одного из этих подменю открывается меню
следующего уровня. В подменю Column вызовите директиву Width,
тогда откроется диалоговое окно, в котором пользователь может
указать ширину столбца. В качестве единицы измерения можно использовать
один символ. Например, если в столбце нужно записать 10 символов, то в
поле ввода Column Width следует указать число 10. Директива
AutoFit Selection из меню Column автоматически корректирует
ширину столбца в соответствии с его содержимым.
Коррекцию можно выполнить и с помощью манипулятора мыши. Для этого
указатель мыши нужно установить на границу между номерами строк или
адресами столбцов. При этом указатель мыши приобретает вид
двунаправленной стрелки. Если нажать теперь левую кнопку мыши и,
не отпуская ее, немного сдвинуть указатель мыши, то можно увидеть
штриховую линию, которая показывает смещение границы строки.
Переместите эту линию в нужную позицию и отпустите кнопку мыши,
тогда в таблице появится новая граница строки. Если дважды щелкнуть
мышью по номеру строки (адресу столбца), то высота (ширина) этой строки
(столбца) будет автоматически скорректирована по ее
содержимому.
3. ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ
Все данные таблицы записываются в так называемые ячейки, которые
находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. По умолчанию
содержимое ячейки представляется программой Excel в стандартном
формате, который устанавливается при запуске программы. Например,
для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта.
В программе Excel имеются контекстные меню, которые вызываются
правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы.
Эти меню содержат много директив обработки и форматирования таблиц.
Директивы форматирования можно также вызвать на панели
форматирования (вторая строка пиктографического меню), щелкнув
мышью по соответствующей пиктограмме.
3.1. Маркирование ячеек.
Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются) автоматически с
помощью указателя ячеек. Чтобы перевести указатель в заданную
ячейку, нужно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать
клавиши управления курсором. Для маркировки нескольких ячеек нужно
щелкнуть в начале маркируемой области (левый верхний угол) и,
удерживая кнопку мыши нажатой, перемещать манипулятор в конец области
(правый нижний угол). Чтобы отменить маркировку области, можно просто
щелкнуть по немаркированной ячейке. Для маркирования нескольких
ячеек с помощью клавиатуры необходимо установить указатель ячеек в
начальную ячейку области, а затем, удерживая клавишу [Shift] нажатой,
распространить маркировку на всю область с помощью клавиш
управления курсором.
Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по номеру
(адресу), который расположен в заголовке строки или столбца. Для
маркирования нескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номеру
первой строки (столбца), а затем, удерживая кнопку мыши нажатой,
переместить манипулятор в нужную позицию.
3.2. Отмена операций.
Действие, которое выполнено последним, можно отменить директивой
Undo из меню Edit или комбинацией клавиш [Ctrl-Z]. Операцию отмены
можно также выполнить, щелкнув мышью по 11-й пиктограмме на панели
управления.
Директива отмены после выполнения превращается в директиву
подтверждения изменения Redo. Выполнив эту директиву, можно
снова ввести в таблицу измененные данные и т.д. Это можно сделать также
с помощью клавиатурной комбинации [Ctrl-Z] или щелчка по 11-й
пиктограмме.
Предыдущее действие можно повторить - для этого служит директива
Repeat из меню Edit. Для повторения последнего действия можно также
нажать клавишу [F4] или щелкнуть по 12-й пиктограмме на панели
управления.
3.3. Копирование данных.
Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек, содержимое
которых должно быть скопировано, а затем вызвать директиву Copy из
меню Edit. После этого маркированная область будет заключена в рамку.
Теперь следует установить указатель мыши в позицию, куда должны быть
скопированы данные, и нажать клавишу ввода [Enter]. Содержимое
маркированной области появится в новом месте. Если область,
в которую нужно поместить копию, тоже маркирована, то размеры
обеих групп должны быть одинаковыми, в противном случае будет
выдано сообщение об ошибке.
В контекстном меню правой кнопки мыши также есть директива
копирования. Для копирования можно также использовать
комбинацию клавиш [Ctrl-C] или 8-ю пиктограмму на панели управления.
Если нужно удалить содержимое группы ячеек и поместить его на новое
место в таблице, то следует использовать директиву Cut из
меню Edit. На панели управления этой директиве соответствует 7-я
пиктограмма (ножницы), а на клавиатуре - комбинация клавиш
[Ctrl-X].
3.4. Удаление данных.
Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек, содержимое
которых должно быть удалено. Затем можно воспользоваться одним
из способов удаления данных. Для этого в меню Edit есть подменю
Clear, которое содержит следующие четыре директивы:
All - удаляет содержимое и отменяет формат ячейки;
Formats - отменяет только формат ячейки;
Contents - удаляет только содержимое ячейки;
Notes - удаляет только комментарии к ячейке.
Директива удаления Clear Contents есть также в меню правой кнопки мыши.
С помощью этой директивы можно удалить только содержимое ячеек. Тот |
| |
